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準備する資料

準備する資料

公証役場へ公正証書の作成を申し込むときは、作成を依頼する公正証書の内容に応じて説明又は証明する資料を公証役場へ提出します。

資料によっては準備に時間のかかることもありますので、公正証書の作成をすすめる際には、事前に公証役場へ準備しておく資料を確認しておくと、申し込み手続きを円滑にすすめられます。

公正証書の作成に共通する資料

公正証書を作成したいとの依頼を受けた公証人は、公正証書作成の準備をすすめます。

通常のケースでは、公証人は、作成の依頼を受けた本人とは全く面識がありません。

たとえ、行政書士又は弁護士を通じて公正証書の作成依頼を受ける場合でも、本人とは面識がないことに変わりありません。

そのため、公証人は、実質の依頼者が本人に間違いないことを確認することが必要になり、依頼者に対し本人であることを証明できる資料の提出又は提示を求めます。

公正証書は重要な場面で利用されることから、仮に他人による成りすましが起きると、本人又は関係者の利益を損ねることになり、社会の混乱を招く結果になります。

したがって、公正証書の作成を依頼した者が本人に間違いないことを確認することは、公正証書の作成において極めて重要な意味を持ちます。

公正証書の作成に共通する資料

公正証書を作成に共通する資料として本人確認を行なうための資料があります

「実印」と「印鑑証明書」による本人確認の手続き

本人を確認する手続として代表的な方法は、「実印と印鑑証明書」になります。

実印は、本人が住民登録をしている市区町村に登録されている印鑑になり、印鑑証明書は、登録してある実印の印影を証明する書類になります。

実印を押印して印鑑証明書を添付することで、本人が押印したことを証明します。

実印を登録することは本人の意思であり、又、実印は本人によって大切に保管されているものであり、他人が実印を所持して使用することは一般に考えにくいことです。

また、印鑑証明書も、本人以外の者が取得することは容易ではありません。

こうしたことから、公証手続きにおいて、実印と印鑑証明書の両方を所持している者は本人であることに間違いないとみなします。

公正証書を作成する際に、本人を確認する資料として印鑑証明書を準備しておくと、本人確認の資料として公証役場へ提出することができます。

そして、本人確認資料として印鑑証明書を使用する場合は、本人による公正証書への押印に必ず実印を使用しなければなりません。

なお、印鑑証明書は、公正証書の作成日からさかのぼって3か月以内に発行されたものしか使用することができません

印鑑証明書以外の資料による本人確認をするとき

実印と印鑑証明書以外の資料でも、公的な写真付身分証明書によって本人確認の手続を行なうことができます。

一般には、自動車などの運転免許証、個人番号カードなどがあれば、印鑑証明書に代えて本人確認として認められます。

ただし、本人確認の方法は、公証役場(公証人)により異なることがあります。

写真付身分証明書だけで認められる公証役場も多いのですが、そのほかに印鑑証明書の提出を必ず求められることもあります。

そうした公証役場を利用するときには、印鑑登録をしていなければ、先に市区町村に印鑑登録の手続きを済ませなければなりません。

もし、印鑑登録をしていない方は、利用を予定する公証役場に印鑑証明書の要否を事前に確認しておくことになります。

公正証書ごとに必要となる資料

本人を確認できる資料のほか、公正証書に記載する内容を確認する資料も公証役場から提出を求められます。

例えば、公正証書に不動産を記載するときには「登記事項証明書」により、不動産の表示と権利関係を確認します。

遺言をするときは、預貯金を相続させることが多くありますので、預貯金のある金融機関の口座情報を確認できる通帳の写しを提出します。

また、依頼者が負担する公証人手数料を公証役場で算出するため、公正証書で契約等する財産の評価額を確認できる資料も提出します。

離婚契約

離婚契約の公正証書は、離婚を前提として夫婦(であった)二人の間で作成されますので、二人の婚姻関係を確認するために戸籍謄本が必要になります。

戸籍謄本には婚姻又は離婚した事実が記載されているためです。また、養育費を定めるときには、対象となる子どもを確認できます。

離婚前であると一つの戸籍謄本で足りますが、離婚後になると戸籍がわかれますので、二つの戸籍謄本になります。

また、不動産の財産分与をするときは登記事項証明書、固定資産評価額を確認できる資料が必要になります。

そのほか、債権、動産などの財産分与では、必要に応じて確認できる資料を公証役場へ提出します。

なお、離婚時年金分割をするときは、年金手帳の写し、年金分割のための情報通知書が必要になります。

内縁関係の解消

内縁であることは戸籍上に記載されませんので、戸籍謄本は不要になります。

なお、財産分与については、離婚の場合と変わりありません。

婚姻費用の分担契約

公正証書契約をする二人が婚姻関係にあることを確認するため、戸籍謄本が必要になることがあります。(公証役場によります)

婚姻費用の分担を定める通常の契約であれば、そのほかの資料は必要になりません。

夫婦の誓約

夫婦の誓約を公正証書にする場合は慰謝料の支払いをするときであり、特別なことを定めない限り、ほかに資料が必要になることはないと思われます。

不倫の示談書

不倫を原因とする示談契約では、「慰謝料の支払い」と「不倫関係の解消」が契約の中心になりますので、特別な資料は必要となりません。

遺言書

遺言者、財産を相続させる対象者について、戸籍謄本が必要になります。

もし、相続人ではない者に財産をのこすときは、その者(受遺者)を特定するために住民票などが必要になります。

財産に関して、登記事項証明書、預貯金通帳の写しなどが必要になります。

各公証役場での確認が必要になります

公証役場への公正証書の作成申し込みにあたり必要となる資料は、公正証書に定める内容、各公証人の判断によって異なります。

したがいまして、実際に公正証書を作成することになり、その準備をすすめるときには、作成する予定の公証役場に可能な範囲で書類の確認をしておきます。

また、いったん公証役場へ申し込みをした後に書類の不足を指摘されたときは、速やかに不足書類を集めて追加して提出します。

書類を提出することで公証人による確認を得ることもできますので、依頼者の側としても公正証書の作成を安心して任せることができます。

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